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Video statt Telefon: Wie Teamarbeit in Unternehmen besser gelingt #Fraunhofer Studie #StreamCamp13

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Videokommunikation in Unternehmen

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Wie viel “mehr” könnten wir dann erst durch Bewegtbilder wie Videokommunikation transportieren?

“Obwohl heute große Datenmengen übertragen werden können, hat sich die Videokommunikation im Berufsalltag noch nicht durchsetzen können. Meiner Erfahrung nach steht bei der Einführung von Videokonferenzen meist immer noch das Einsparpotenzial bei Reisekosten klar im Vordergrund – weshalb die Technologie vor Jahren auch zunächst an der Unternehmensspitze Einzug hielt. Ein recht schnöder Grund, der potenzielle Mehrwerte wie Effektivität und Qualität der Kollaboration völlig vernachlässigt”, kritisiert Dr. Josephine Hofmann vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO).

Die Zusammenführung von Video, Ton und gemeinsam bearbeiteten Dokumenten in der integrierten Kollaborationsplattform ermögliche die Teamarbeit als echten Gruppenprozess. Was durch eine Fraunhofer-Studie untermauert wurde:

“Unterm Strich bedeutet das: die ‘um den Tisch’ versammelte Intelligenz wird voll ausgeschöpft, Teilnehmer fühlen sich integriert und schalten darum auch nicht so schnell ab”, betont Hofmann.

Die Gespräche über Videokonferenzen seien natürlicher als Telefonkonferenzen oder E-Mail-Verkehr, auch non-verbale Signale können von Gesprächspartnern besser verarbeitet werden, die Moderation kann besser auf Gesprächswünsche, Wortmeldungen und Stimmungen eingehen.

Telefonkonferenzen sind anstrengend

“Wer schon einmal versucht hat, eine Telefonkonferenz mit mehr als drei Teilnehmern zu einem kontroversen Thema zu moderieren, weiß, wie anstrengend und eigentlich unmöglich es ist, eine befriedigende Interaktion zu erzielen. Hier erlaubt gerade der visuelle Kanal eine wesentlich bessere Gesprächssteuerung, die Meetingteilnehmer fühlen sich präsenter, können sich leichter einbringen und auch nicht so leicht zurückziehen. Durch die Möglichkeit, gemeinsam das gleiche Arbeitsdokument zu betrachten und zu bearbeiten, können Misserständnissen und Doppelarbeit vermieden werden”, resümiert Hofmann, die in der nächsten Woche, am 4. September in Bloggercamp.tv, die Studienergebnisse mit uns diskutieren wird. Allerdings nicht in den Abendstunden, wie gewohnt, sondern schon um 11 Uhr.

Vorteile ergeben sich nicht nur für die unternehmensinterne Zusammenarbeit. Auch die Kommunikation mit Kunden lässt sich verbessern. Statt skriptgesteuerte Fließband-Gespräche mit Hotline-Mitarbeitern zu führen, kann man im Video-Chat viel besser auf Probleme mit Technik und Fragen zu Diensten eingehen. Am Telefon ist es für Verbraucher schwieriger, Service-Anliegen präzise zu erläutern. Viel besser ist es, wenn er es in Wort und Bild zeigen kann. Aber da bewegt sich in der Service-Branche bislang wenig.

“Videokommunikation ermöglicht im E-Commerce die persönliche Begegnung, die es sonst nur im Ladengeschäft gibt”, so Mark Egert, Chief Operating Officer (COO) vom Stuttgarter Startup-Unternehmen dozeo.

So könne recht einfach auf die Firmen-Website ein Live-Chat eingebunden werden. Der Kunde könne sofort den Chat aktivieren und seine Fragen mit dem Operator besprechen.

Offenheit der Systeme

Abwehren lässt sich die Videokommunikation durch den Einsatz von privaten Smartphones und Tablets am Arbeitsplatz ohnehin nicht mehr – was mittlerweile wohl auch fast jede IT-Führungskraft begriffen hat, wie die jüngste CIO-Umfrage von Harvey Nash belegt.

Fast jeder zweite CIO geht davon aus, dass der Anteil von privaten Geräten, die Mitarbeiter am Arbeitsplatz einsetzen, steigen wird. Entsprechend muss sich das Rollenverständnis der IT-Führungskräfte wandeln.

Der Schub zu externen und offenen Systemen geht vor allem von den jungen Mitarbeitern aus. Um den Mittelstand die Technik schmackhaft zu machen, ist die Einfachheit der Systeme das entscheidende Kriterium, bestätigt Produktmanager Johannes Nowak vom ITK-Spezialisten Aastra und verweist auf BluStar.

“Es lässt sich nach dem ,Plug and Play’-Prinzip schnell installieren, ist einfach und intuitiv bedienbar. Die Teilnehmer müssen weder einen virtuellen Videoraum buchen, noch müssen sie sich einwählen. Man hat den Zugriff auf Adressbücher, eigene Favoriten und auf Daten des Kommunikationsservers.”

Wichtig sei auch die Nutzungsmöglichkeit im mobilen Umfeld. Die Videokommunikation müsse auf allen Geräten laufen. Am stationären PC, auf Smartphones und Tablets.

Siehe auch:

Kollaborations-Champion.



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